شروط نجاح الاجتماعات

المؤسسة تؤدي أعمالاً خاصة، لجهة معينة من جهات الحياة كالمؤسسة الاقتصادية أو الزراعية أو السياسية، التي تؤدي عملاً ورشداً في جهة السياسة، أو الزراعة، أو الاقتصاد، لابد وأن تكون مستوعبة لأمرين:
1 ـ العلم المرتبط بتلك الجهة، فالمؤسسة السياسية لابد وأن يكون القائمون بها مستوعبين لعلم السياسة، وإلا ففاقد الشيء لا يعطيه، حتى المؤسسة العملية كالعائلة حيث تربى الأولاد، لابد وأن تعرف كيفية التربية، وإلا كان مصير الأولاد الموت أو المرض، إن قصرت في إنماء الجسد، أو الانحراف إن قصرت في إنماء الروح.
2 ـ العلم العام المرتبط بتلك الجهة، حيث أن المؤسسة لا تعيش في فراغ بل وسط ارتباطات، فإذا لم تراع تلك الارتباطات امتنع التقدم على المؤسسة، فكما يلزم علم الاقتصاد على المؤسسة الاقتصادية كذلك يلزم عليها علم الاجتماع وإلا فكيف تعاشر الاجتماع، وعلم السياسة، وإلا تحطمت المؤسسة بالتقلبات السياسية، وهكذا.
كما أن اللازم أن يكون العلمان، للقائمين بالمؤسسة، على السطح الاجتماعي ـ لا أقل ـ إذ لو تقدم الاجتماع على علم القائمين ذبلت المؤسسة وأحياناً تفككت واندثرت، حال ذلك حال المدرس إن كان متأخراً في العلم عن مستوى الطلاب اللائق بهم، انفض الطلاب من حوله، فالمؤسسة السياسية ـ مثلاً ـ إذا لم تساير العصر [كالاستشارية مثلاً في العصر الحاضر] سقطت عن الاعتبار، وانفض من حولها مرتادوا السياسة، إلى مؤسسة عصرية أخرى، تعطيهم متطلبات العصر.


يعمل التخطيط على توضيح الأهداف لكل من القائد والأعضاء مما يؤدي إلى توضيح الرؤية ويوجه الجهود في الطريق الصحيح فبدون التخطيط يحدث ضياع في الجهد والوقت ليس فى وقت وجهد الاجتماع فحسب ولكن فى العمل الذى يدار باعضاء الاجتماع. .
يبين التخطيط مسبقاً الإمكانيات المادية والبشرية والمعلومات والمدخلات المطلوب استخدامها وبالتالي يمكن تحضيرها لتكون جاهزة في الوقت المناسب وكذا تكليفات الاعضاء . .
يحدد التخطيط مراحل البنود والوقت اللازم لإنجاز كل بند مما يساعد في الوصول إلى الهدف المنشود ..
يحسم الاولويات واسلوب اتخاذ القرار واسس اتخاذه بم يريح ذمة ونفوس الجميع . .
- يمكن التخطيط من تطبيق مبدأ والأولوية ودراسة البدائل وتقييمها ومن ثم البدء بما هو أهم واختيار الأهداف والبرامج بصورة نهائية لا سيما اذا كان الوقت المتاح محدداً أو إذا كانت الموارد المالية المحددة.



(( المهمة المستحيلة )) حالة عملية
هل سمعت من قبل هذا الحوار
الرئيس . اجتماع فاشل طبعاً فأنتي لم تعدي له جيداً.
السكرتير: انتظرت من سيادتكم معلومات حول الاجتماع لكنها لم تصلني.
كان عليك أن تجمعها بنفسك أنت تعلم كم أنا مشغول .الرئيس
السكرتير: ليست لدي رؤية واضحة للأهداف والمشاركين.
الرئيس لماذا لم تسأل يا أستاذ؟
السكرتير: ظننت أن سيادتك قد أعددتها.
الرئيس إنها مسئوليتك أليس كذلك؟
السكرتير: قد أحتاج بعض المساعدة بشأنها.
في الاجتماع القادم لابد أن........... . الرئيس
أعتقد أنك سمعت ذلك كثيراً وأعتقد أيضاً انك تدرك نهاية هذا الحوار أن لكل من قائد الاجتماع والسكرتير مهام مستقلة أثناء الاجتماع .. ولكن الذي يحدث أن شخصاً واحداً فقط هو الذي يقوم بكل ما هو مطلوب وإذا كان هناك شخصان، فقد يكون هناك خطر أن يترك كل منهما للآخر الجوانب المتعلقة بالإعداد للاجتماع وهو ما يحدث في أغلب الأحيان أما مهمة التخطيط للاجتماع والتحضير له مهمة مشتركة بين كل من القائد والسكرتير ولذلك لابد من وجود تفاهم واضح حول دور كل منهما في هذه المهمة ..
ليست هناك قواعد جامدة في هذا الصدد الأمر متروك للتفاهم بينهما وتقسيم الأدوار .. لكن غالباً ما يحتاج الأمر الى لقاء أو أكثر بين القائد والسكرتير يتم فيه تحديد الجوانب الرئيسية للاجتماع ثم يترك الأمر بعد ذلك لكل منهما يقوم بدوره.
والعضو أيضاً عليه مسئولية التخطيط للاجتماع الذي سيحضره إذ ليس الأمر مقصوراً على القائد والسكرتير أن الأعضاء الذين يأتون للاجتماع وقد أعدوا له عدتهم سيشاركون بكفاءة لا شك في كل ما يدور فيه.
تذكر التخطيط مسئوليتنا جميعاً : القائد السكرتير والعضو أيضاً
من يحضر الإجتماعات ؟
حضور الإجتماع من قائد وسكرتير وأعضاء .
قائد الاجتماع
دور هذا الاخير
ان يحقق المناخ اللازم لكى تتحقق الفاعليه والثمرة من الاجتماع 1
- ابدا بالاستعانة بالله وتذكير الحاضرين واكثر من …..دائما
فعليه أن يوضح هدف الاجتماع
وأن يسير به في الاتجاه الصحيح
وأن يحفز الأعضاء ويحافظ على استمرارية حماسهم
وإن يوجه النقاش نحو الهدف
وان يساعد كل عضو على المشاركة والإسهام بأفضل ما
وأن يحافظ على النظام
وأن يطبق القواعد والإجراءات دون خوف أو محاباةئ
وأن يوضح النتائج التي توصل إليها الاجتماع
متابعة نتائج الاجتماع
تذكر دائماً تلك القاعدة
إن قائد الاجتماع من أهم مقومات نجاحه.
اشياء مهمة لنجاح الاجتماعات

قبل الاجتماعات :
هنالك بعض الأمور التي من الأفضل أن يتم مراعاتها قبل الذهاب إلى أي من الاجتماعات وتتمثل هذه الأمور بما يلي :
• لا تذهب وأنت غير مستعد ، فمن الأفضل أن تلغي الاجتماع وتحدد له موعداً أخر .
• لا تتأخر مهما كانت الأسباب .
• لا تدعو عدداً كبيراً لحضور الاجتماع فكلما زاد عدد الحاضرين كلما قلت مشاركتهم .
• لا تقاطع أحداً .
• لا تجادل .
• لا تأخذ أي شئ علي محمل شخصي .
• لا تكن الشخص الوحيد الذي يقوم بالكلام أو لا تستحوذ على الكلام وحدك .
• لا تخشي عدم الاتفاق .
• لا تهدد أحداً .
• لا تستخدم أو تسمح باستخدام لغة بذيئة .
• لا تكن سلبياً .
• لا تشجع الحوارات الجانبية ولا تسمح بها .
• لا تقضي وقتاً أكثر من المحدد للاجتماع .
• لا تنس أن توجه الشكر للجميع على الحضور في نهاية الاجتماع .
عوامل نجاح الاجتماعات :
هناك العديد من العوامل التي تجتمع مع بعضها البعض وتؤدي بالنتيجة الى نجاح الاجتماعات ومن أهم هذه العوامل :
التحضير السليم :
التحضير السليم يؤدي إلى تحقيق النتائج التي تم الإعداد لها ، سواء من حيث موضوع وأهداف وأشخاص وغير ذلك ، فكلما تم بذل العناية في الإعداد لعقد الاجتماعات كان ذلك ايجابياً على النتائج التي سيتم تحقيقها .
الاستعداد و الجاهزية :
المدير الناجح لا بد أن يكون مستعداً ، ولديه تصور وكيفية معينة لإدارة الاجتماع ، بالإضافة إلى قيامه بالتفكير بالنقاط ذات الأهمية في جدول الأعمال والاستعداد والجاهزية لها أهمية قصوى أثناء المناقشات التي تتم في الاجتماعات ، وخلال عملية إدارتها وأسلوب طرح الأفكار والرد عليها.
تهيئة الحاضرين :
تعد تهيئة الحاضرين أمراً ضرورياً ، لما لذلك من أثر بالغ أثناء طرح التساؤلات والمناقشات أثناء الاجتماع ، فإذا كان الحاضرين على دراية بأهداف الاجتماع والغاية من انعقاده فإن ذلك يساهم إلى حد كبير في فهم المواضيع التي تم طرحها ،وإدارتها بالشكل المطلوب نظراً لأن كل منهم قام بتحضير المواضيع التي عقد الاجتماع من أجلها ، من خلال إعداد البيانات والإحصائيات المطلوبة وغيرها من الأمور اللازمة .
الحيلولة دون نشوء الخلافات الشخصية :
لابد للمدير الناجح من الانتباه إلى هذه الرسالة بالذات لان لها تأثير لا يمكن تجاهله ، فالمطلوب منه العمل على الحيلولة دون نشوء أي خلافات شخصية أثناء الاجتماع ، وعلى المدير الحرص على أن يقوم بمعالجة هذه النقطة بحكمته وأسلوبه الخاص وتلعب شخصية المدير دوراً لا يستهان به في هذا الشأن ، حيث يكون له من الاحترام والتقدير لدي الآخرين ما يمنعهم من الدخول في الخلافات الشخصية بحضوره ، علاوة على أنه ينبغي له أن ينبه إلى أهمية عقد الاجتماع وضرورة الترفع عن الدخول في الخلافات الشخصية التي من الممكن أن تؤدي إلى فشل الاجتماع .
الالتزام بمواقيت الاجتماع :
ويتم ذلك من خلال التقييد التام من قبل المدير بمواقيت عقد الاجتماع زمانه وكذلك بمدة الوقت المسموح به لكل من الحاضرين بإبداء وجهة نظره ، بالإضافة إلى الالتزام بموعد فض الاجتماع ، والمراحل الزمنية لتنفيذ الخطط والبرامج التي تم التوصل إليها بنتيجة الاجتماع .
العمل على المتابعة :
إن العديد من الاجتماعات تعقد من أجل وضع الخطط المستقبلية التي تخص المؤسسة ، وهذه الخطط لا تنتهي بمجرد فض الاجتماع ، لأن هناك مرحلة لاحقة لوضعها وهي مرحلة التنفيذ المستقبلي لها ، ومن أهم الأمور التي تستلزمها هذه المرحلة هي المتابعة والإشراف على تنفيذها ، لذلك من المفروض أن يعطي المدير الناجح اهتماماً بالغاً لهذه المسألة ، إلا وهي المتابعة لتنفيذ الخطط التي تم وضعها .